Hoe iemand beleefd afwijzen? Geen geliefde, wel een opdracht

Gelukkig gebeurt het niet zo vaak. Maar toch krijg ik af en toe een schrijfopdracht, vooral van een nieuwe klant, waarbij mijn buikgevoel meteen zegt dat ik er beter niet op inga. Hoe iemand beleefd afwijzen? In deze tekst gaat het niet om een geliefde, wel om een professionele klant. Om een opdracht afwijzen dus. Bijna even moeilijk.

Wil je direct een antwoord op de vraag hoe je iemand beleefd afwijst? Scroll dan even door naar de laatste alinea. In de alinea’s ervoor vertel ik over de problemen die ik heb gehad met een klant bij wie ik van in het begin een slecht gevoel had. Spijtig genoeg heb ik die niet meteen wandelen gestuurd.

Weet je hoe ik, als copywriter in Gent, doorgaans een opdracht netjes afwijs? Door te zeggen dat ik geen tijd heb. Of door een offerte te maken die vijf keer hoger ligt dan normaal. Dan gaat de opdracht vanzelf niet door.

Maar soms zou ik gewoon heel eerlijk en assertief duidelijk willen maken waarom ik de job of de klant niet zie zitten. Gewoon klaar en duidelijk maar toch beleefd – want zo ben ik – de opdracht afwijzen.

Lees dit waargebeurde verhaal over een klant tegen wie ik het best meteen “Bedankt, maar toch maar niet” had gezegd.

Oorzaak van deze blog ‘Hoe iemand beleefd afwijzen?’

Een paar weken geleden krijg ik een mail uit Nederland van een zekere Paul. Hij wil dat ik een sollicitatiebrief voor hem schrijf en dat vind ik doorgaans een leuke opdracht. Maar de toon van die eerste mail is zo wantrouwig, zelfs ronduit beledigend, dat mijn eerste reactie er één is van afkeer. “Dit is echt geen fijne man”, denk ik.

Zijn mail staat bovendien vol spelfouten… Wie me kent weet dat ik daar een beetje allergisch voor ben.

Maar omdat hij duidelijk een helpende hand nodig heeft, besluit mijn vredelievende kant hem toch maar te helpen. Ook al heb ik het moeilijk met dat ene zinnetje: “Uw zinsbouw lijkt me dus dan ook anders?” Lees zijn mail, en let vooral op alle fouten erin…

In mijn antwoord zeg ik niet dat mijn kennis van het Nederlands duidelijk stukken beter is dan het zijne. Ik vermeld alleen dat ik een masterdiploma heb in de Nederlandse taal en dat het Nederlands en het Vlaams schriftelijk veel meer gelijkenissen vertonen dan verschillen.

Zijn reactie, alweer in schabouwelijk Nederlands:

“De eventuele motivatie brief, deze is neem ik aan nog nooit gebruikt?”

Stel je voor dat ik hem een sollicitatiebrief zou sturen die ik gewoon van het internet heb geplukt! Van wantrouwen gesproken. (“Ik wil zo graag deze opdracht afwijzen!”)

En dan dit nog:

“Waar ik eigenlijk een beetje bang voor ben, is omdat ik u niet ken dat ik mijn geld kwijt kan raken aan ….. Dat zal zeer zuur wezen voor mij. Hoe staat het me de brief, zal deze dan in mijn woorden door u geschreven worden?”

Ik typ gewoon over zoals het er staat. Zucht….

Afijn, we bereiken de volgende overeenkomst

Ik schrijf zijn brief from scratch en baseer me op zijn cv en ons telefonisch gesprek. Zijn cv mag ik trouwens ook wat opkalefateren, want “niet alles staat goed en strak bij elkaar”.

Je kan je er misschien wel iets bij voorstellen. Ik krijg een cv onder ogen waarin Paul vertelt welke Word-specialist hij is, om dan te zien dat elke inspringing bestaat uit spaties. Alweer zucht.

“Goedemiddag, Zoals gisteren doorgegeven zend ik u hierbij mijn cv in Word vorm.
Helaas zie ik dat niet alles goed en strak bij elkaar staat.(optie om dit eens te bekijken svp , en zonodig aan te passen?) Mbt de motivatie brief, deze wil ik graag vanaf 0 hebben, ik heb geen goed voorbeeld maar van de vacature zou u dit kunnen maken?”

Ik typ zijn mail alweer gewoon over, alweer zucht. Ik vraag hem telefonisch nog een paar competenties door te sturen zodat ik die kan verwerken in de brief. En ook in die mail slaagt hij erin toch weer zo’n beledigende opmerking te maken. 

“Wat in Nederland belangrijk is met een sollicitatie en cv is dat punten die ze eisen dat ze dit kunnen weer vinden in de cv/brief“

Alweer overgetypt zoals het er stond, zucht. Alsof ik dat trouwens niet zelf weet! Ben ik niet al zeven jaar professioneel bezig als specialist motivatiebrieven schrijven, in foutloos Nederlands, volledig volgens de wetten van het overtuigend solliciteren?

Op dat moment begin ik echt te balen. Maar belofte maakt schuld. Toen had ik deze blog ‘Hoe iemand beleefd afwijzen‘ nog niet geschreven, of hoe een opdracht afwijzen. Ik had er zelfs nog niet over nagedacht…

Had toch wel mijn bedenkingen bij zijn sollicitatie

De functie vroeg om een communicatief persoon, zowel mondeling als schriftelijk. Ik denk dat Paul mondeling zijn plan wel kan trekken, maar zijn schriftelijke communicatie? Die lijkt me ver beneden peil.

Stel dat hij wordt uitgenodigd voor een gesprek en een bijbehorende schriftelijke proef, dan valt hij meteen door de mand. Maar ja, hij wou de job per se, want hij was daar perfect voor! Wie ben ik om hem zijn dromen te ontnemen?

Ik schrijf hem een pracht van een brief en stuur hem die op vrijdagnamiddag door.

Op zaterdagmorgen antwoordt hij me per mail: “Bedankt voor je hulp, het ziet er mooi uit en heb ze opgestuurd.” Alleen voelde hij later dat er “toch iets niet goed zat”. Hij is gaan controleren en ja hoor, ik had een foutje getypt in de aanspreking. Op dat moment lacht hij dat nog weg. Hij vraagt hoe hij me betaalt en of ik ook nog een spontane sollicitatie voor hem kan schrijven….  Hij heeft duidelijk vertrouwen gekregen in mijn talent als goede tekstschrijver.

Bel de contactpersoon en probeer de fout recht te zetten!

Maar dat er een fout is geslopen in de aanspreking is inderdaad balen. Ik geef hem de raad op maandag zo vlug mogelijk de contactpersoon te bellen, zijn excuses aan te bieden, te vragen of de brief uit het systeem kan worden verwijderd, om dan de juiste versie met de correcte aanspreking op te laden.

Maar hij is te voortvarend geweest. Op zondag blijkt hij al een tweede versie te hebben opgeladen, nu de correcte brief én het juiste cv, want ook in zijn cv stond nog een jaartal fout. En dat was “mijn dikke schuld”. De potentiële werkgever heeft nu dus twee brieven in zijn systeem zitten van dezelfde sollicitant. En dat is vooral niet slim. Ik vrees dat die man beleefd zal worden afgewezen.

Wat me in zijn laatste mail de muren opjaagt zijn de volgende woorden: “Jouw dikke schuld”. Een cv bekijk ik vooral taalkundig, structureel en lay-outmatig. Ik verbeter dus spelfouten, schrijf er soms iets belangrijks bij en herstructureer indien nodig.

Maar van de jaartallen blijf ik af. Dat is de verantwoordelijkheid van de persoon die die jaartallen er in de eerste plaats heeft ingestoken. In dit geval Paul dus.

Conclusie? Iemand beleefd afwijzen of een opdracht afwijzen is soms het beste wat je kan doen! Maar hoe doe je dat eigenlijk?

Heb ik in het vervolg een ambetant buikgevoel bij een aanvraag, dan antwoord ik van in het begin beleefd en assertief “Bedankt, maar toch maar niet“. Dat woordje bedankt is trouwens een zeer dankbaar én beleefd woord.

Begin je je antwoord met een woord als ‘Bedankt’, dan erken je de andere persoon, toon je hem je waardering en geef je hem een goed gevoel. Je echte officiële reactie volgt daar dan meteen op. En zelfs al is je antwoord negatief en begint dat met het woordje maar, dan heft het woordje ‘Bedankt’ die negativiteit deels op.

In dit geval zou mijn antwoord aan Paul hebben geluid: “Bedankt voor je vertrouwen in mijn schrijftalenten, maar deze week zit volledig vol. Er kan echt niets meer bij. Ik help je echter graag met de contactgegevens van een collega”.

Had ik dat geantwoord, dan had ik de job niet hoeven te doen – een job waar ik van in het begin zo’n slecht buikgevoel bij had. Bovendien had ik hem met de contactgegevens van de collega nog verder geholpen ook. Een win-winsituatie noemt men zoiets, en dat is altijd goed.

Ziezo, nu weet je hoe je te werk hoort te gaan als je iemand beleefd afwijzen of een opdracht afwijzen wil.

In deze blog over sponsorbrieven en fondsenwerving ventileer ik ook even, deze keer tegen goede doelen.

© C’bon, ook copywriter SEO